videokonferanse

Kjenner du igjen et slapt håndtrykk og signalet det gir? Håndtrykket er vår første signatur i møte med nye mennesker og bør være solid, fast og bestemt. Hvilket inntrykk gir det i arbeidslivet, om du i første videokonferanse med en kunde sliter med skurrete lyd, dårlig bilde og en nettlinje som hele tiden faller ut?

Videokonferansen er et av våre viktigste hjelpemidler i en digitalisert arbeidshverdag. Samtalene går på kryss og tvers og det skal fungere sømløst, men gjør ikke alltid det. Derfor velger jeg å sammenligne de tekniske kvalitetene i en videokonferanse med et håndtrykk. Det skal være solid, fast og bestemt. Alt skal fungere! Det finnes mange gode løsninger der ute som for eksempel Skype for Business, Cisco Sparks, Microsoft Teams, Apple FaceTime og Google Hangouts. Sammen har disse endret måten vi jobber på. Ikke bare blir vi mer produktive med videomøter, men det bidrar også til å redusere behovet for pendling og forretningsreiser, noe som er bra for både oss, for bedriftene våre, og i det store og hele for planeten vår.

Altfor mange slappe håndtrykk

For mange bedrifter har videokonferanser blitt normen for hvordan møter blir holdt. Allikevel starter disse møtene litt for ofte med: «Hallo, kan du høre meg nå?» eller «ser du meg?», eller andre tekniske spørsmål. I verste fall oppnår du ikke kontakt i det hele tatt og blir sittende å rope på hverandre. Vi har alle vært der. Det oppleves som uprofesjonelt – det er rett og slett et slapt håndtrykk.

Så hvordan ha et profesjonelt og fast håndtrykk over video?

Ha kontroll på din side av skjermen

Hva som skjer på den andre siden av skjermen kan ikke du kontrollere, men du kan i det minste sørge for at alt går som smurt på din side av skjermen. 

  1. Sjekk at internett er i orden før du ringer
    Dette er kanskje det viktigste, men allikevel det mest ignorerte punktet på denne listen. Og det er ikke så rart. I dag forventer vi rett og slett at internett alltid skal fungere, men dessverre så gjør det ikke alltid det. Og det er kjipt å finne ut det når du har en potensiell kunde ventende på linja. 

    Tips: Invester i en PC med 4G modul og innebygget SIM-kort. Du har ikke tid til å ha dårlig internettforbindelse i 2019.

  2. Bruk et bra webkamera som er ment for videomøter og konferanser
    De fleste nyere bærbare PCer kommer med innebygd kamera, og de duger til en viss grad. Samtidig er det ikke ideelt for proffe møter med tanke på vinkel og bildekvalitet. Kjøp et webkamera, sett det på skjermen og se på personene du snakker med.
    Men selv om du har et bra webkamera kan lyd ofte være tricky, spesielt i åpne kontorlandskap der du ikke kan kontrollere støy.

  3. Bruk en ekstern mikrofon
    Du kommer ikke langt med bare å bli sett – det er like viktig å bli hørt om ikke viktigere. Og lyd er ofte det største hinderet for kommunikasjon i videomøter.

    En ekstern mikrofon, enten om den er innebygd i et headset, eller av typen som kan plasseres på bordet i møterommet så alle høres godt, vil være bedre enn den innebygde mikrofonen på en bærbar PC. Bare husk at du velger den eksterne mikrofonen som inngangskilde til lyd i innstillinger på maskinen din.

    Bruk hodetelefoner når du kan – selv om enkelte bærbare datamaskiner og programvare kan dempe mikrofonen automatisk når andre snakker, er de langt ifra perfekte. Jeg anbefaler hodetelefoner med støyreduksjon. Hos oss bruker alle på kontoret slike headset og det er uovertruffent når det kommer til toveis-kommunikasjon.

  4. Ha presentasjoner og notater klare på forhånd
    Vær godt forberedt til møtet og finn frem aktuelle dokumenter før du kobler deg på. Ved visning av en presentasjon eller annet med delt skjerm, så vil du ikke gå gjennom e-posten for å finne den nyeste versjonen av presentasjonen som sjefen sendte deg rett før møtet. Legg alt av notater og presentasjoner for møtet du skal holde klar på skrivebordet, så slipper du å vise frem innboksen, eller mappene dine på PCen.

Topp 10 på kontoret

Tid, penger og miljø spart

Videokonferanser sparer bedriften for møtekostnader og reiseutgifter som transport, hotell og diett for deltagerne. Samtidig sparer vi miljøet for ekstra belastninger i form av flyreiser og utslipp fra bil. Tiden du sparer er uansett den kanskje største besparelsen for din bedrift.

Men være bevisst på at ikke alle møter egner som videokonferanse. Du skal aldri undervurdere verdien av å kunne møte andre mennesker ansikt til ansikt i et møterom. Avhengig av møtets form og innhold skal du vurdere om videokonferanse er det mest hensiktsmessige. Og om du lander på at det blir «over linje» så skal du sørge for et solid, fast og bestemt håndtrykk ved å gjennomføre et teknisk prikkfritt møte. Hva du sier og beslutter i møtet kan vi nok ikke hjelpe deg med, men la oss gjerne legge alt teknisk til rette slik at du i hvert fall kan fatte de beste beslutningene.