Har du noen gang deltatt i et møte der du følte at alle avgjørelsene var tatt på forhånd? Eller det møtet der alle kastet bort tiden på teknologi som ikke fungerte? Eller hva med det eviglange møtet som ikke endte opp med konkrete mål, aksjonspunkter eller -eiere?
Du er ikke alene. Resultatene fra en internasjonal undersøkelse gjennomført av prosjektorleverandøren Barco, om møter og møterom er ganske deprimerende:
- 33% av de spurte bruker mer enn 50% av sin arbeidstid i møter
- Nesten 50% svarte «vi har møter, møter, møter og får ikke noe gjort»
- Over 50% av de spurte sa at (minst) halvparten av møtene de deltok i ikke var produktive
Tall fra Norge er dessverre ikke bedre. En undersøkelse fra Company Pulse viser at 17% av møtetiden oppleves som verdiløs, og at det er store penger å hente på mer effektive møter. Det finnes dessverre mange måter å kaste bort din og andres tid på. Her er noen kreative eksempler:
Møtet der alt var bestemt på forhånd
I mange bedrifter tas avgjørelser bak lukkede dører eller kanskje ved kaffemaskinen i kantina. Men for at alle skal ha mulighet til å si sin mening skal det avholdes et møte. Et møte der kanskje 10 personer er samlet for å kaste bort tid og krefter på å diskutere en sak som allerede er bestemt.
Møtet der ingen vet hva som skal bestemmes og diskuteres
En klassiker er selvsagt møtene med uklar agenda, gjerne med punkter innmeldt samme dagen, rett før møtet eller ved møtets oppstart, gjerne kombinert med dokumentasjon til hva som skal diskuteres. I tillegg stiller noen skarpskodde prosjektledere med en endeløs rekke PowerPoint-slides som presenteres i detalj.
Møtet der ingen visste hva som ble bestemt
I den andre enden av skalaen finner du møter som egentlig kanskje var positive og som føltes fruktbare. Men fordi ingen hadde ansvaret for møtereferat, ble det ikke dokumentert noe om hvem som skulle gjøre hva og til hvilken tid. Etter noen dager vil slike møter viskes ut av hukommelsen og forsvinne inn i det store, svarte hullet.
Møtet der ingenting virker som det skal
Du kjenner deg helt sikkert igjen i denne settingen. Her sitter noen bedriftens aller skarpeste hoder samlet i møterommet og alle skal presentere noe fra sin bærbare PC. Men det å koble til projektoren er ikke like lett. Ledningen sendes rundt bordet. Blikk flakker og svetten pipler. Salgssjefen har ny Mac og har glemt adapteren sin hjemme. Finanssjefen har en eldre Lenovo, administrerende direktør har en spiller ny Dell og markedssjefen stiller kun med iPad. Alle sliter med å få et par velvalgte powerpoint-slides opp på veggen.
Ifølge teknologi-selskapet Barcos undersøkelse resulterer sviktende teknologi i møterommet i bortkastet tid (55%), tapt business (12%) og redusert moral hos de ansatte (28%). Selv om møtekulturen i bedriften din ikke er god, kan du i det minste forsøke å ikke kaste bort tid gjennom å ha teknologi som ikke fungerer.
Kreative møter, buzz-word-bingo og verktøy som fungerer
Scrum. Kanban. Agile. Lean Coffee. Sprinter og stand ups. Her lukter det buzz-word-bingo lang vei. Selv om ideen og metodikken er god, er ikke nødvendigvis denne typen møter løsningen for alle typer bedrifter og roller.
Det finnes veldig mange alternativer til det å måtte møtes fysisk. Verktøy og tjenester som Microsoft Teams, Slack, Google Hangouts, Workplace by Facebook, og en lang rekke videokonferanse-tjenester åpner for å etablere prosjekter og håndtere møter. Her kan man tagge hverandre og sende meldinger til prosjektdeltagere med beskjeder og oppgaver. Det er også mulig å invitere personer fra andre organisasjoner til å ta del i prosjekter.
Men uansett hvor mange digitale verktøy man har tilgjengelig, så vil det å møtes fysisk fortsatt være viktig og nødvendig. Derfor er det viktig å ha en god møtekultur.
Hva er en god møtekultur og hvordan kan den skapes?
Å peke på en bestemt ting som er god møtekultur er vanskelig, fordi det er mange elementer som skal oppfylles for at din bedrift skaper en god møtekultur. Men noe av kjernen til effektive møter og god møtekultur ligger i at gode møteledere bruker tid på forberedelser til møtet. Det vil gi god møteledelse og fornøyde møtedeltakere.
For å skape en god møtekultur har jeg satt sammen en del tips som kan bidra til at møtene ikke føles bortkastet og verdiløse.
9 tips for mer effektive møter
- Ha en tydelig agenda distribuert i god tid før møtet.
- Ingen skal lese dokumentasjon og underlag for første gang i møtet. Send ut dokumentasjon i god tid i forkant, slik at alle kan møte forberedt.
- Ikke innkall flere en du absolutt må til møtet.
- Start møtet presist. Gi 2-3 minutter positiv slingring, men ikke mer.
- Tillat at personer som har et kort bidrag til møtet enten kan komme for å presentere sine funn og forlate møtet eller la dem begynne, og så gå.
- Hold tidsskjemaet.
- Skriv møtereferat og gjør en oppsummering før slutten av hvert møte. Sørg for at alle aksjonspunkter har eiere og tidsfrister.
- Reduser møtelengden. Møter må ikke vare en hel time eller hel halvtime, la de gjerne vare bare 15 minutter om det er mulig.
- Vurder møtenes startpunkt. De må ikke starte på hel eller halv time. Begynn gjerne møtene kvart på eller kvart over.
Hva tror du? Har du noen tanker om hvordan det er mulig å få en god møtekultur?
