Alle disse møtene som kom og gikk, ikke visste jeg at de var livet, skrev Stig Johansson. Sånn omtrent. Heldigvis vet vi bedre. Hele livet trenger ikke bare være møter, hvis man bare sørger for å gjøre de effektive.
Litt for mange kaller inn til møter over en lav sko. Enten det er for å oppdatere andre på fremgangen i et prosjekt, for å kunngjøre noe eller bare fordi det er et fast møte. Føler du deg truffet nå, bør du begynne å stille deg selv et enkelt spørsmål før du kaller inn til møter: Kunne dette vært en e-post? Klarer du ikke å svare på det spørsmålet finner du et hjelpende flytskjema her.
Føler du deg ofte på mottakersiden av innkallinger til møter som kunne vært e-poster? For det første finnes det mange bra memes om det. For det andre finnes det et godt flytskjema for deg også:
Disse flytskjemaene, samt noen nyttige utregninger på hvor mye et møte faktisk koster finner du på blog.doist.com.
Når det er sagt: Noen møter er det fortsatt nødvendig å ha. Noen møter vil fortsatt berike hverdagen, men da må de være produktive og formålstjenlige. Her får du våre beste tips til hvordan du holder gode, effektive møter:
1. Ha en tydelig agenda distribuert til møtet
Med en klar saksliste til møtet sikrer du at alle vet hva som skal gjennomgås, og kan forberede seg. Har du i tillegg satt opp tidbolker per sak (og sørger for at tiden holdes i møtet), sørger du for at alle sakene blir gjennomgått uten å gå over tiden.
Bonus: Du får en god unnskyldning til å avbryte de litt vel pratsomme kollegene når de digrederer for mye. Vi må jo rekke å høre de litt mindre snakkesalige sine meninger også.
2. Send ut sakspapirer i god tid
Møter med folk som ikke aner hva møtet handler om, er ikke effektive møter. Sørg for å legge ved sakspapirer og annet relevant underlag for møtet i møteinnkallingen, så møtedeltakerne får grunnlag for å bidra til diskusjonen.
3. Ikke kall inn flere enn du absolutt må til møtet
Selv om det er vel og bra å få flere synspunkter på saker, er tid penger. Hver person som er med i møtet koster penger, og er en person unnværlig i møtet bør det vurderes om det er nødvendig at de er med.
4. Start møtet presist
Igjen: Tid er penger. Dessuten blir folk flest småirritert av å vente, så jeg anbefaler å møte opp og være klar til møtestart.
5. Ikke alle trenger å være med hele tiden
Glem alt du lærte på barneskolen, for i møtelivet trenger ikke alle å være med på alt hele tiden. Det er ikke alltid alle sakene på agendaen er relevante for alle. Da bør det tillates at de kommer innom møtet kun for de sakene de har noe å bidra på, og deretter kan gå ut av møtet.
Last ned vår gratis sjekkliste: 10 tips til effektive møter
6. Hold tidsskjemaet
Ingen liker møter som varer over tiden. Går du over tiden risikerer du dessuten at noen må gå videre i et nytt møte, og ikke får med seg alle sakene på agendaen.
7. Ta gode notater
Selv om møtet gjennomføres effektivt og føles produktivt, er det lite verdt uten et godt referat. Ta gode notater og oppsummer gjerne på slutten av møtet. Sørg for at alle handlingspunkter har eiere og tidsfrister.
8. Reduser møtelengden
Møter må ikke vare en hel time eller hel halvtime, la de gjerne vare bare 15 minutter om det er mulig.
9. Vurder møtenes startpunkt
Du har kanskje opplevd at et nytt møte starter akkurat samtidig som et annet starter? Det kan jo bli litt stressende dersom du må bytte møterom for eksempel. Prøv gjerne å avslutte møter kvart over eller kvart på, så rekker man kanskje å hente seg kaffe eller gå på do før neste møte.
10. Sørg for at møterommet har gode tekniske løsninger
Litt for ofte opplever vi at verdifull møtetid går med til å knote med de tekniske løsningene. Mange møterom har utdatert utstyr, ikke riktige overganger eller rett og slett lite brukervennlige løsninger. Å investere i gode tekniske løsninger kan spare deg mye tid – og penger.
Trenger du hjelp med å velge løsning til møterommet? Det kan vi i Komplett Bedrift hjelpe deg med! Ta kontakt med oss, så finner vi riktig løsning for deg.
