Å holde styr på oppgavene på jobben kan føles som en blanding av å gjete katter og bære staur samtidig som at folk står langs veien og spør deg når du er framme. Du trenger noe mer enn en notatblokk og kalenderen i Outlook. Det finnes mye fin software som kan gjøre jobben for deg, men hva skal du velge? La oss ta en kikk.
Det beste er selvsagt bare å gjøre alle ting med en gang, men sånn er jo ikke kontorlivet. Du får en oppgave midt i et møte, da kan du ikke reise deg og gå. Så vi trenger noe til å notere og følge opp oppgaver.
Generalens gode, gamle oppgavestyring
Før vi går til de ulike verktøyene holde styr på alt, la oss se litt på god, gammeldags oppgavestyring som har fungert gjennom en verdenskrig og to amerikanske presidentperioder. Jeg tenker da på Eisenhower-metoden.
Dwight D. Eisenhower var en amerikansk general og leder for de allierte styrkene i andre verdenskrig, og satt senere som amerikansk president fra 1953 til 1961. Han håndterte oppgavene dine allerede før de havnet i to-do-lista. Han trengte bare å skille det akutte fra det viktige, og uviktige og fulgte en god metode som fortsatt bærer navnet hans.
Eisenhower-metoden er som følger: Vurder hvor viktig oppgaven er og om den haster. Da faller den inn i et skjema, og ut ifra skjemaet ser du hvordan du skal behandle denne oppgaven:
Hvis det er viktig og det haster, havner det i det blå feltet. Da må det gjøres med en gang. Om det er viktig, men ikke haster, havner det i det gule feltet, og du kan planlegge når det skal gjøres.
Om det ikke er så viktig, men haster, da er det på tide å delegere, altså sette bort oppgaven til noen andre. (Grått felt)
Og til slutt: Hvis det ikke er viktig og ikke haster, da havner det i det røde feltet. Da kan du bare se bort fra det, eller kanskje sette det på vent.
Kanskje Eisenhowers system fungerer så bra fordi det er uavhengig av teknologi? Det kan være, men teknologien kan selvsagt være til hjelp.
To-do-liste for oppgavestyring
Alle har en to-do-liste de kan bruke. Det finnes for eksempel i Outlook:
En to-do-liste er et kjapt og rendyrket verktøy for å skrive ned oppgaver så du ikke glemmer dem. Men ikke alle er like begeistret. Bloggeren Adam Costa er motstander av to-do-lister (fra Wayback Machine) fordi de:
- Gir for lite kontekst og dermed blir en glorifisert handleliste
- Ikke tillater å visualisere arbeidet
- Ikke lar deg se tilbake på tidligere arbeid
Vi kan sikkert diskutere om Costa er litt kranglete, men han har vel noen poenger.
Likevel fins det funksjonalitet på mange to-do-lister som er imponerende. Apples to-do-liste heter Påminnelser og appen kan minne meg på en oppgave når jeg setter meg i bilen. Eller går ut av bilen. Ofte er bilkjøring dødtid og passer bra for en telefonsamtale. Evt kan du be appen gi deg et lite hint når du kommer hjem eller ankommer kontoret.
Så om du bare setter deg inn i funksjonaliteten til to-do-listene, er det mye å hente. Google, Windows og Apple har sine egne utgaver. Alle fungerer bra, og har funksjonalitet som jobber fint sammen med andre programmer, men du vil ikke bruke Google Huskeliste om du ikke bruker Gmail og Google Kalender.
Det kan også hende du skifter jobb, og det kan være at du ikke ønsker å binde deg til én leverandør. Her er noen andre, gode to-do-listeapper som ikke er bundet til en av de store plattformene:
- Todoist er ren, rask og enkel, men kan gjøre det meste
- Notion fikser mer enn bare en todo-liste
- Any.do er spesielt tilpasset mobiltelefoner
Når du skal velge to-do-listeprogram, så pass på at det snakker med andre systemer og miljøer du bruker, og at det har en mobilapp som er lett å jobbe med. Lifehack har en fin gjennomgang av 20 alternativer her.
Deling av oppgaver og samarbeid
Noen ganger kan enkle to-do-programmer være for spartanske for skikkelig jobbing. Ingen av oss klarer alt alene, og det er fint å samarbeide. Da gjelder det å finne et system for å holde styr på hvor de ulike oppgavene befinner seg.
I sånne tilfeller er det mange som sverger til kanban-basert oppgavestyring. Ordet kanban er japansk, og du kan tenke på det som kort. Den tidligere nevnte Adam Costa er fan av kanban-basert oppgavestyring, og det er gode grunner til det. Ikke minst fordi kanban egner seg svært godt til å samarbeide om oppgaver, la folk se hva andre driver med og hvor langt de har kommet, og – ikke minst – la prosjektlederen holde oversikt over det hele.
Kanban-baserte systemer er en del av lean-metodikken som Toyota brukte med hell allerede på 70-tallet. Et av de mest bruke kanban-programmene er Trello, som lar deg lage tavler med lister og kort. Hvert kort representerer en oppgave, og kortet kan høre til i listen for det som skal gjøres, det som er under arbeid, eller det som er gjort. Det er tilfredsstillende å se et kort plassert i Gjort-lista.
Problemet med Trello er at programmet kan bli ganske dyrt når man legger til ulik funksjonalitet. Men om du bare skal holde styr på hva som skal gjøres, hva som gjøres og hva som er gjort, er programmet gratis. Fine alternativer til Trello er:
...eller en av de mange som blir nevnt i denne artikkelen.
Selv om du klarer å holde oversikt over oppgavene dine, blir ikke oppgavene færre av den grunn. Det kan hende du også trenger å si nei til oppgaver. Indeed.com har satt opp femti ulike måter å si «nei» på, og mange av dem kan brukes i jobb. Min favoritt er «Det passer dårlig nå, jeg skal gi deg beskjed når oppgavene mine tillater det.»
Så er det bare å sjekke med to-do-lista. Eller legge det i det røde feltet til Eisenhower...
Lykke til!
